Condiciones del servicio

1. Titular, ámbito profesional y aceptación

Estas condiciones regulan la prestación de la plataforma SentyHub por RIGURAL SLP, NIF B24937211, con domicilio en Calle Río Urbión 13, 26500 Calahorra (La Rioja), España (en adelante, «SentyHub»), a la empresa, profesional o entidad que contrate el servicio (el «Cliente»).

El servicio se ofrece exclusivamente para actividades empresariales o profesionales. No se ofrece a consumidores ni para usos personales o domésticos. Quien contrate en nombre del Cliente declara que tiene capacidad y autorización suficientes para obligarlo.

Estas condiciones solo formarán parte del contrato cuando el Cliente haya podido conocerlas, conservarlas y reproducirlas antes de contratar, y acepte expresamente su incorporación en una propuesta, pedido, proceso electrónico o documento equivalente. SentyHub conservará evidencia de la versión aceptada, la fecha y el medio de aceptación. La mera navegación por el sitio o el envío de una solicitud de demostración no implica su aceptación.

La documentación contractual se aplica en este orden, de mayor a menor prioridad: condiciones particulares o pedido negociado, acuerdo de encargo de tratamiento, acuerdo de nivel de servicio si existe, estas condiciones y documentación funcional expresamente incorporada. Una condición particular solo modifica estas condiciones en aquello que identifique de manera expresa.

2. Servicio y límites de la herramienta

SentyHub proporciona software para digitalizar y relacionar procesos como accesos, visitas, citas de muelle, fichaje, formularios, alertas y evidencias. Las funciones disponibles dependen del plan, configuración, integraciones y servicios adicionales contratados.

SentyHub no es una entidad certificadora, organismo de inspección, auditor, asesor jurídico ni autoridad pública. El servicio ayuda a registrar procesos, pero no garantiza certificaciones, resultados de auditoría, ausencia de incidentes ni el cumplimiento normativo del Cliente.

SentyHub podrá evolucionar, sustituir o retirar funciones cuando sea necesario por seguridad, cumplimiento, interoperabilidad, dependencia de terceros o mejora técnica. No reducirá de forma sustancial la funcionalidad esencial ya contratada durante el período vigente sin ofrecer una alternativa razonable o el derecho a resolver la parte afectada antes del cambio.

3. Definiciones de uso y medición

Las siguientes reglas se aplican a la medición de cuotas y excesos:

• Empleado: cada perfil de trabajador que haya estado activo, habilitado o disponible para usar cualquier función durante algún momento del mes natural de servicio. Se incluye aunque solo utilice el fichaje. Un mismo perfil se cuenta una vez por mes. Desactivarlo, archivarlo o eliminarlo durante el mes no prorratea ni revierte el cómputo de ese mes.
• Formulario: cada registro enviado, completado o cerrado, tanto manualmente como mediante automatización, API o integración. Corregirlo, anularlo o eliminarlo después no revierte el cómputo. Un borrador no enviado y una operación técnica fallida que no genere registro no cuentan.
• Visita: cada alta o registro de visita consume un formulario de la cuota del mismo mes. Superada la cuota, tiene el mismo precio que un formulario adicional.
• Las cuotas son mensuales, no se acumulan ni se trasladan a meses posteriores. SentyHub utilizará sus registros técnicos de medición como referencia, salvo error manifiesto acreditado.

Los perfiles duplicados, cuentas compartidas, automatizaciones artificiosas o cualquier mecanismo destinado principalmente a eludir la medición podrán corregirse, consolidarse o facturarse según el uso real.

4. Planes, excesos y cambio automático

Los límites, precios base y precios por exceso vigentes al contratar se indicarán en el pedido o en la página de precios. Salvo indicación expresa, los precios se expresan en euros, no incluyen IVA ni otros impuestos y no incluyen hardware, instalación presencial, conectividad, soporte avanzado, SLA ni servicios profesionales.

En los planes de pago, el exceso se factura a 2 euros por empleado adicional y mes y 0,10 euros por formulario adicional, sin IVA. El plan Free no admite pago por exceso: al alcanzar su límite, SentyHub podrá bloquear nuevo consumo hasta el siguiente mes o hasta que el Cliente contrate un plan de pago.

El Cliente autoriza expresamente a SentyHub a aplicar esta regla automática a los planes de pago:

1. Se calcula el coste del plan actual para el uso mensual observado: precio base más excesos.
2. Se calcula el coste del mismo uso en cada plan superior disponible.
3. Si un plan superior resulta más barato, se aplica el que produzca el menor coste mensual, aunque implique saltar un nivel.
4. La automatización solo puede mantener o subir el plan; nunca lo baja automáticamente. Una bajada debe solicitarse y se aplica en la siguiente renovación si el uso y las obligaciones pendientes lo permiten.

En facturación mensual, la subida se imputa al período en que se produce, descontando la base ya cobrada. En facturación anual, la subida es inmediata y SentyHub factura la diferencia proporcional del precio base por el tiempo restante del compromiso anual. Los excesos ya generados, los servicios adicionales y los impuestos se facturan aparte.

5. Facturación, autorización de cobro e impago

La cuota base se factura por adelantado y los excesos y servicios variables, por períodos vencidos o en la siguiente factura. El Cliente autoriza cobros recurrentes en el medio de pago facilitado y debe mantener datos fiscales y de pago válidos. Las facturas se entregarán electrónicamente.

El pago vence en la fecha indicada en la factura. El impago produce mora automáticamente, sin requerimiento, y devenga el interés previsto en la Ley 3/2004, además de la cantidad fija de 40 euros por costes de cobro y los costes adicionales acreditados que legalmente procedan.

Desde el vencimiento, SentyHub podrá rechazar nuevos consumos, suspender total o parcialmente el servicio y retener entregables o servicios adicionales, previa comunicación al contacto del Cliente. La suspensión no elimina las cantidades vencidas ni las cuotas comprometidas. La reactivación podrá condicionarse al pago íntegro y a la actualización del medio de cobro.

No habrá devoluciones, créditos ni prorrateos salvo que una norma imperativa, una condición particular o estas condiciones lo exijan expresamente.

6. Duración, renovación y cancelación

La modalidad mensual se renueva automáticamente por meses y la anual por períodos anuales sucesivos. El Cliente debe comunicar que no desea renovar con al menos 7 días naturales antes de una renovación mensual o 30 días naturales antes de una renovación anual. Si el aviso llega después, la siguiente renovación se habrá devengado.

La cancelación impide renovaciones futuras, pero no resuelve anticipadamente el período ya contratado ni da derecho a devolución. Si el Cliente termina una anualidad antes de su vencimiento sin incumplimiento de SentyHub que justifique la resolución, serán exigibles las cuotas base pendientes hasta completar el compromiso, además del uso, excesos y servicios ya prestados. Esta consecuencia constituye la compensación por el compromiso temporal reflejado en el precio y se mostrará antes de contratar.

7. Cambios de precio y de condiciones

SentyHub podrá modificar precios o condiciones por aumentos de costes de infraestructura, proveedores o personal; inflación; cambios fiscales, legales o regulatorios; evolución del servicio; incorporación de funciones; riesgos de seguridad; o cambios relevantes del mercado.

Los nuevos precios base se aplicarán desde la siguiente renovación. Se comunicarán con al menos 7 días naturales antes de una renovación mensual y 30 días naturales antes de una renovación anual. Aunque haya vencido el plazo ordinario de cancelación, el Cliente podrá rechazar el cambio y cancelar hasta el día anterior a su entrada en vigor; seguirá debiendo las cantidades ya devengadas y no recibirá devolución del período en curso. Si continúa después de la fecha comunicada, se aplicarán las nuevas condiciones.

Los cambios necesarios para cumplir una ley, una orden de autoridad, resolver una vulnerabilidad, impedir un abuso o evitar un perjuicio grave podrán aplicarse de inmediato y se comunicarán tan pronto como sea razonablemente posible. Las correcciones tipográficas que no alteren derechos ni obligaciones podrán publicarse sin aviso.

8. Soporte y servicios premium

El soporte estándar incluido se presta por canales remotos durante días laborables en España, según disponibilidad y con esfuerzo comercialmente razonable. Incluye documentación y ayuda sobre el uso ordinario del producto. No incluye plazo de primera respuesta, plazo de resolución, disponibilidad garantizada, asistencia in situ, desarrollo, migración, configuración de sistemas ajenos ni asesoramiento jurídico o de certificación.

El soporte avanzado, un SLA, disponibilidad fuera de horario, guardias, un Customer Success Manager, formación, consultoría y servicios profesionales se contratan y facturan por separado. Solo existirán compromisos de nivel de servicio cuando consten en un anexo aceptado; cualquier crédito de servicio previsto en él será el remedio exclusivo por el incumplimiento de ese nivel, salvo responsabilidad que legalmente no pueda limitarse.

9. VideoProof y agente local

VideoProof relaciona registros de SentyHub con fragmentos de vídeo obtenidos de cámaras o sistemas del Cliente. Los vídeos se conservan en infraestructura local bajo control del Cliente y no se almacenan en la nube de SentyHub, salvo que una condición particular futura indique expresamente lo contrario.

SentyHub no impone un límite SaaS al número de vinculaciones o clips. La capacidad real depende del servidor o agente local, cámaras, red, almacenamiento, retención y configuración del Cliente. Por tanto, «sin límite SaaS» no significa capacidad física infinita ni almacenamiento incluido.

El Cliente es responsable de adquirir, instalar y mantener cámaras, servidor, discos, alimentación, red y copias de seguridad; definir la retención; controlar accesos; informar y legitimar la videovigilancia; y verificar la compatibilidad técnica. La compatibilidad habitual con ONVIF o RTSP no garantiza que cualquier dispositivo, códec o configuración funcione.

La instalación, monitorización, mantenimiento gestionado, desplazamientos, sustitución de hardware y asistencia sobre la red o cámaras del Cliente no forman parte de la suscripción. Salvo condición particular, SentyHub pondrá a disposición las actualizaciones ordinarias del software del agente y el Cliente será responsable de instalarlas o de habilitar la conexión y ventana de mantenimiento necesarias, mantener un sistema operativo compatible y comprobar después el funcionamiento. SentyHub no supervisará de forma continua la salud del agente ni el almacenamiento local. La actualización y monitorización gestionadas se contratan por separado.

Una pérdida de conectividad, energía, vídeo o capacidad local puede impedir generar o recuperar clips sin que constituya una indisponibilidad de la plataforma en la nube.

10. Obligaciones del Cliente y usos prohibidos

El Cliente debe:

• facilitar información exacta, administrar sus usuarios y retirar accesos cuando dejen de ser necesarios;
• configurar el servicio, verificar resultados y mantener procedimientos alternativos adecuados al riesgo de su actividad;
• obtener las bases jurídicas, autorizaciones, información, señalización y plazos de conservación necesarios para tratar datos de empleados, visitas, cámaras y terceros;
• proteger credenciales, dispositivos, API y sistemas conectados, y comunicar sin demora usos no autorizados;
• utilizar el servicio conforme a la ley, sus políticas internas y los derechos de terceros.

Queda prohibido revender o sublicenciar el servicio sin autorización; eludir cuotas o controles; realizar ingeniería inversa salvo derecho legal irrenunciable; introducir código dañino; efectuar pruebas de intrusión sin permiso escrito; acceder a datos ajenos; sobrecargar el servicio; utilizarlo para vigilancia ilícita, discriminación o decisiones exclusivamente automatizadas prohibidas; o incorporar contenidos sobre los que el Cliente no tenga derechos.

SentyHub podrá retirar contenido, limitar funciones o suspender inmediatamente el acceso cuando exista una sospecha razonable de ilegalidad, fraude, abuso, riesgo de seguridad, perjuicio a terceros o amenaza para el servicio.

11. Propiedad intelectual, datos y confidencialidad

SentyHub y sus licenciantes conservan todos los derechos sobre la plataforma, software, interfaces, diseños, documentación, mejoras, métricas internas y conocimientos técnicos. El Cliente recibe durante el contrato un derecho limitado, no exclusivo, no transferible y revocable para uso interno.

El Cliente conserva los derechos que tenga sobre los datos y contenidos que aporte. Concede a SentyHub la autorización necesaria para alojarlos, copiarlos, transmitirlos y tratarlos exclusivamente para prestar, proteger, mantener y mejorar técnicamente el servicio conforme al contrato y a la normativa.

Cada parte mantendrá confidencial la información no pública de la otra y la utilizará solo para el contrato. No se considera confidencial la información que sea pública sin incumplimiento, ya se conociera legítimamente, se obtenga de un tercero autorizado o se desarrolle de forma independiente. Podrá revelarse cuando lo exija la ley, procurando informar antes si es lícito hacerlo.

12. Protección de datos personales

Cuando SentyHub trate datos personales por cuenta del Cliente, las partes suscribirán un acuerdo de encargo conforme al artículo 28 del RGPD. Con carácter general, el Cliente será responsable del tratamiento y determinará finalidades, bases jurídicas, información, derechos y conservación; SentyHub actuará como encargado dentro de las instrucciones documentadas.

El Cliente no debe utilizar el servicio para categorías especiales, datos penales o datos de menores sin haberlo comunicado y sin que exista una condición particular que autorice y regule ese tratamiento.

13. Cambio de proveedor, exportación y supresión

El Cliente puede solicitar el cambio a otro proveedor, a infraestructura propia o la supresión de sus datos. El plazo máximo de preaviso para iniciar el proceso es de dos meses. Después habrá un período transitorio de hasta 30 días naturales. El Cliente podrá prorrogar una vez ese período durante el plazo adicional que determine para sus fines. Si los 30 días fueran técnicamente inviables, SentyHub lo comunicará y justificará dentro de los 14 días hábiles siguientes a la solicitud e indicará un período alternativo que no excederá de siete meses. El contrato y sus cargos ordinarios continúan durante el preaviso y la transición.

Los datos exportables comprenden, según las funciones utilizadas, los datos aportados por el Cliente; usuarios, empleados, visitas, citas, formularios, respuestas y configuraciones; resultados y metadatos generados por su uso; y archivos alojados en la nube que puedan extraerse sin afectar derechos de terceros o la seguridad. Se facilitarán, según la categoría, en CSV, JSON o su formato original de uso común y lectura mecánica.

Esta sección constituye el registro público inicial de categorías y formatos de exportación. SentyHub mantendrá aquí o en una dirección enlazada desde estas condiciones la versión técnica actualizada, incluidas las restricciones conocidas y el procedimiento para solicitar el cambio.

Se excluyen el código fuente, algoritmos, modelos de datos internos, secretos empresariales, telemetría de seguridad, datos de otros clientes, componentes de terceros y activos cuya entrega comprometa la integridad o seguridad del servicio. Los vídeos mantenidos en la infraestructura local del Cliente no forman parte de la exportación desde la nube.

Tras el período transitorio, el Cliente dispondrá de al menos 30 días naturales para extraer los datos. Finalizado ese plazo y completado el cambio, SentyHub los suprimirá, salvo los datos que deban bloquearse o conservarse por obligación legal y las copias de seguridad sujetas a sus ciclos seguros de sobrescritura.

El contrato se considerará resuelto cuando el cambio concluya correctamente o, si el Cliente solo solicita la supresión, cuando termine el preaviso y se complete el proceso previsto en esta sección. SentyHub lo confirmará al Cliente.

Hasta el 11 de enero de 2027, SentyHub podrá repercutir únicamente los costes directos del cambio permitidos por la normativa. A partir del 12 de enero de 2027 no impondrá costes por el proceso de cambio. La asistencia adicional solicitada por el Cliente que exceda las obligaciones legales podrá contratarse como servicio profesional separado.

14. Servicios de terceros y disponibilidad

El servicio puede depender de alojamiento, comunicaciones, correo, mensajería, dispositivos, navegadores, cámaras, sistemas operativos o API de terceros. SentyHub no controla esos elementos y no responde de sus actos, cambios, interrupciones o limitaciones, aunque tratará de mitigar razonablemente su efecto cuando formen parte de la arquitectura elegida por SentyHub.

Salvo SLA escrito, el servicio se presta según disponibilidad y no se garantiza un porcentaje de continuidad, ausencia total de errores ni compatibilidad indefinida. Podrán realizarse mantenimientos programados o urgentes. SentyHub podrá imponer límites técnicos razonables para proteger la seguridad, estabilidad y reparto equitativo de recursos.

RIGURAL SLP está sujeta a la jurisdicción española y de la Unión Europea. Los proveedores, ubicaciones, medidas y posibles transferencias internacionales aplicables al tratamiento contratado se identificarán en el acuerdo de encargo, la lista de subencargados o la documentación contractual vigente.

15. Garantías y responsabilidad

SentyHub prestará el servicio con la diligencia profesional razonablemente exigible. Fuera de esa obligación y de las garantías expresamente pactadas, el Cliente asume la elección, configuración y uso de la herramienta, así como la comprobación de alertas, informes, evidencias y exportaciones antes de adoptar decisiones.

En la máxima medida permitida por la ley, SentyHub no responde de daños indirectos, pérdida de beneficio, producción, negocio, oportunidades, reputación o datos; decisiones del Cliente; sanciones o auditorías; fallos de infraestructura local o de terceros; uso ilícito o contrario a instrucciones; ni de daños que el Cliente hubiera podido evitar mediante copias, procedimientos alternativos o medidas razonables.

La responsabilidad agregada de SentyHub por todos los hechos relacionados con el contrato se limita a las cuotas base efectivamente pagadas por el Cliente durante los tres meses inmediatamente anteriores al primer hecho que origine la reclamación. Las reclamaciones relacionadas entre sí se consideran un único hecho.

Nada excluye o limita la responsabilidad por dolo ni cualquier otra responsabilidad que no pueda excluirse o limitarse conforme a una norma imperativa.

El Cliente mantendrá indemne a SentyHub frente a reclamaciones de terceros, sanciones, costes y daños derivados de datos, cámaras, instrucciones o contenidos ilícitos aportados por el Cliente; falta de base jurídica o información; vulneración de derechos; o uso del servicio contrario al contrato, en la medida en que sean imputables al Cliente.

16. Suspensión y resolución

SentyHub podrá suspender inmediatamente por impago, riesgo de seguridad, actividad ilícita, incumplimiento de cuotas, abuso, requerimiento de autoridad o necesidad de proteger a clientes o terceros.

Ante otro incumplimiento subsanable, SentyHub podrá resolver si no se corrige en los 5 días naturales siguientes a su comunicación. Podrá resolver de inmediato si el incumplimiento es ilícito, doloso, reiterado, irreparable, compromete datos o sistemas, infringe propiedad intelectual o causa un riesgo relevante para SentyHub o terceros.

La resolución no extingue pagos devengados, compromisos de duración, intereses, indemnizaciones ni las cláusulas que por su naturaleza deban continuar, incluidas confidencialidad, propiedad intelectual, responsabilidad y resolución de conflictos.

17. Fuerza mayor

Ninguna parte responde por retrasos debidos a acontecimientos imprevisibles o inevitables fuera de su control razonable, incluidos fallos generales de energía o comunicaciones, desastres, conflictos, actos de autoridad, ataques generalizados o indisponibilidad extraordinaria de proveedores. La falta de fondos y el impago del Cliente no son fuerza mayor.

18. Comunicaciones, integridad y cesión

Las comunicaciones operativas y contractuales se enviarán a los contactos designados por el Cliente. Este debe mantenerlos actualizados. Las notificaciones se consideran realizadas cuando se envían correctamente al email designado, salvo prueba de error de entrega.

La nulidad o no incorporación de una cláusula no afecta a las demás. La falta de ejercicio de un derecho no implica renuncia. El Cliente no puede ceder el contrato sin consentimiento escrito de SentyHub. SentyHub podrá cederlo a una sociedad de su grupo, sucesora de su actividad o adquirente de la plataforma, siempre que la cesión no reduzca las garantías legalmente exigibles.

19. Ley aplicable y controversias

El contrato se rige por la legislación española. Antes de demandar, las partes intentarán resolver la controversia mediante una negociación de buena fe durante 15 días naturales desde la comunicación escrita, salvo que sea necesario adoptar medidas urgentes, cautelares o de cobro.

Los juzgados y tribunales competentes serán los determinados por la normativa aplicable. Un fuero distinto solo será válido cuando se haya negociado individualmente y conste de forma expresa en las condiciones particulares.

20. Contacto

Las consultas contractuales, notificaciones y solicitudes de cambio de proveedor pueden dirigirse a [email protected].