L'article échoue
Erreurs de transcription, écriture illisible, pages mouillées ou perdues et cases vides qui deviennent des non-conformités.
Formulaires numériques
Formulaires numériques HACCP qui transforment chaque contrôle en preuve
Listes de contrôle avec signature, photo et horodatage. Le dossier de preuves est toujours prêt.
Le problème
Le contrôle effectué mais non consigné n'existe pas pour l'auditeur.
Votre équipe effectue les vérifications ; le défi consiste à le prouver. Les listes de contrôle papier se perdent, les signatures disparaissent et les cases restent vides. Ce qui ne peut être prouvé ne compte pas.
On ne sait ce qui manque que lorsqu'il est trop tard.
Sans contrôle sur ce qui a été fait et ce qui ne l'a pas été, des lacunes apparaissent lorsque l'auditeur est déjà en train de les examiner.
La préparation de l'audit prend des jours
Collecter, organiser et photocopier des dossiers d'archives contre la montre est du temps perdu que vous ne récupérerez pas.
La solution
Chaque contrôle est enregistré au moment où il a lieu et étayé par des preuves.
SentyHub transforme vos formulaires papier en contrôles numériques que votre équipe remplit depuis son mobile : avec qui, quand, signature et photo. La préparation des audits devient un jeu d’enfant.
Terminé aujourd'hui 0
En attente 4
Incidents 0
Conformité 0%
Ronde de sécurité dans la zone restreinte
- Porte d'accès à une zone interdite fermée
- Scellé de la chambre froide intact
- Aucune personne non autorisée dans la zone
- Éclairage périmétrique opérationnel
En complétant le
4
Une fois les vérifications effectuées, l'enregistrement est clos avec une signature et un horodatage.
Preuves jointes
La photo sera jointe une fois le travail terminé.
Envoi du dossier
Pourcalidad@planta.com
SujetDossier · tour 22:00
ronda-22-00.pdf signé · scellé
Sera envoyé uniquement une fois le tour terminé.
Démonstration automatique : la liste de contrôle est complétée, le document est tamponné d’une signature et d’une photo, et le dossier est envoyé par courrier – en boucle.
Fonctionnement
De la liste de contrôle papier au dossier d'audit
Chaque contrôle fournit les mêmes éléments de preuve : ceux que vous exportez lorsque l’auditeur les demande.
Mobile 02
✓Porte fermée
✓Sceau intact
Éclairage
Elle est complétée sur la ligne
Depuis un mobile ou une tablette, là où le contrôle s'exerce réellement.
Signature 03
SignéJ. Ortega
Lié à la personne
Signature numérique
Chaque contrôle est lié à son créateur. Jamais sans responsabilité.
Inaltérable 04
Tour 22:00zone réglementée22:03
Horodatage22:03:11 · inaltérable
Impossible de modifier
horodatage
Toute correction est consignée : qui, quand et pourquoi.
Programmé 05
veille de nuit22h00 · aujourd'hui
Températures08h00 · matin
→Alerte envoyée à chaque personne responsable
Rappels
Les contrôles sont planifiés selon une fréquence définie ; le système alerte chaque propriétaire désigné.
Alertes 06
!Chambre 2 · +4 °CHors limites · 22:05
ActionCorrectif ouvert ✓
→Qui a résolu l'énigme ?
Écarts et corrections
Hors limites → avertissement et mesures correctives établis immédiatement.
Cycle de vie
SentyHub commande, mesure, livre et renouvelle chaque formulaire pour vous.
Que le formulaire provienne de la bibliothèque ou soit le vôtre, la plateforme l'attribue à la bonne personne, suit son remplissage, le transmet à l'échéance et le renouvelle lorsqu'il expire.
Bibliothèque préchargée
Des formulaires prêts à être activés, conformes aux exigences des audits. Vous ne partez pas de zéro.
Personnalisé pour votre site
Chaque usine effectue des contrôles différents. Nous créons avec vous les formulaires dont vous avez besoin, champ par champ.
Cette personne a-t-elle rempli le formulaire ?
Oui, et c'est valable
Parfait : vous ne serez pas dérangé. Votre inscription reste valide jusqu’à son expiration.
Oui, mais il a expiré.
Il vous est automatiquement transmis pour que vous le complétiez à nouveau. Personne n'a besoin de penser à le demander.
Il ne l'a pas
Elle vous est livrée pour la première fois et son traitement est suivi jusqu'à son achèvement.
Ce suivi est automatique et enregistré : qui possède le dispositif, qui ne le possède pas et pour qui il a expiré. Ainsi, lors de l’audit, la réponse est déjà disponible.
Conformité
La documentation indique la marche à suivre. Les registres attestent que cela a été fait.
SentyHub aide les équipes à exécuter les contrôles récurrents de manière cohérente et à conserver des preuves claires et traçables.
Contrôles numériques
La couche opérationnelle
De quoi cela a-t-il besoin ?
Réalisez des inspections, des listes de contrôle et des tâches de sécurité récurrentes avec leur contexte et leurs preuves.
SentyHub peut aider à
SentyHub aide les équipes à exécuter les contrôles récurrents de manière cohérente et à conserver des preuves claires et traçables.
Contrôles et revues récurrents
Collecte des preuves et enregistrements traçables
De quoi cela a-t-il besoin ?
Réalisez des inspections, des listes de contrôle, des prises de connaissance et des tâches de sécurité planifiées avec les preuves correspondantes.
SentyHub peut aider à
SentyHub aide les équipes à exécuter les contrôles récurrents de manière cohérente et à conserver des preuves claires et traçables.
Des preuves recueillies à la source
Preuves traçables
De quoi cela a-t-il besoin ?
Recueillez les formulaires, signatures, horodatages, photos et, le cas échéant, les extraits vidéo associés par Event Video Trace au moment de l'exécution.
SentyHub peut aider à
SentyHub aide les équipes à exécuter les contrôles récurrents de manière cohérente et à conserver des preuves claires et traçables.
SentyHub facilite l'exécution opérationnelle et la documentation de contrôles sélectionnés. Il ne fournit ni certification ni conseil juridique.
Efficacité et retour sur investissement
Moins de paperasse signifie aussi plus de temps dans l'usine
Fini la réécriture soignée des dossiers et la photocopie des pièces à conviction. Ce temps est réaffecté à la chaîne de production, où la sécurité est réellement assurée.
Moins de travail administratif
Sans transcription, sans photocopie, sans classement manuel des dossiers.
Moins d'erreurs
Finies les écritures illisibles, les cases vides et les archives perdues.
Prêt pour l'audit sans préparation
Finies les écritures illisibles, les cases vides et les archives perdues.
Mise en œuvre
Vos listes de contrôle, numériques en quelques jours
Foire aux questions
Formulaires numériques
Puis-je utiliser mes propres formulaires ou seulement des modèles fermés ?
Les deux. Vous pouvez partir des modèles conformes aux normes de sécurité alimentaire et HACCP, ou numériser vos propres formulaires en adaptant chaque champ aux contrôles réels de votre usine.
Que se passe-t-il si une commande sort des limites ?
Le système alerte instantanément et déclenche l'action corrective associée, en conservant une trace de ce qui s'est passé, de ce qui a été fait et de qui a résolu le problème, exactement la traçabilité des non-conformités attendue par l'auditeur.
Le système émet-il un avertissement si un contrôle doit être effectué ?
Oui. Vous programmez les commandes par fréquence et SentyHub envoie un rappel à chaque responsable le moment venu. Le tableau de bord affiche en temps réel les tâches effectuées et celles qui restent à accomplir, garantissant ainsi une continuité.
Comment prouver qu’un contrôle a réellement été effectué, et pas seulement signé ?
Avec Event Video Trace : chaque contrôle peut être associé à l’enregistrement vidéo précis de son exécution, ainsi qu’à la signature, à l’horodatage et à la photo. Preuve que le contrôle a bien été effectué à la date indiquée.
La plateforme ne s'arrête pas là.
Transformez chaque contrôle en preuve, et non en simple feuille de papier.
Apportez un de vos formulaires papier : nous le numérisons devant vous lors de la démonstration. 20 minutes.